Privacyverklaring ATD NV / Horta

1.     Algemeen

Je privacy is erg belangrijk voor ons. We willen je persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen en verwerken.

We raden je aan om deze informatie zorgvuldig te lezen, zodat je goed weet waarvoor ATD NV/HORTA je gegevens gebruikt. Je vindt in deze privacyverklaring ook meer informatie over uw privacy rechten en hoe je ze kunt uitoefenen.

HORTA ATD NV is een aankoopvereniging die verantwoordelijk is voor de aankoop, marketing en communicatie, IT en de algemene ondersteuning van haar leden (winkels).

Volgende leden (winkels) behoren tot deze groep: www.horta.org

Laatste update privacyverklaring: 24 mei 2018

 

2.     Wie wordt beschermd door dit privacy beleid?

Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten en bezoekers van onze website.[JP1]   Verder is het ook van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan onze winkelpunten, website, survey[JP2] , wedstrijd of actie.
Ook de persoonsgegevens van ex-klanten en prospecten worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacy beleid.

 

3.     Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

3.1. Definitie.

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon kan identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, lees je in punt “ 4. Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken” van dit privacy beleid. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.

Voor alle duidelijkheid, een verwerking van persoonsgegevens van business klanten is enkel aan de orde indien de business klant een natuurlijke persoon is, of - indien de business klant een rechtspersoon is - dan geldt het privacy beleid enkel voor de persoonsgegevens van de natuurlijke personen die wij in het kader van hun relatie met de business klant verwerken (zoals gemandateerden, contactpersonen en/of klanten).

 

3.2. Verwerkingsverantwoordelijke.

ATD NV, met maatschappelijke zetel te Assesteenweg 115 bus 2, 1740 Ternat, en ingeschreven bij de KBO onder nummer BE0449.399.218 is verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens.
Dit betekent dat ATD NV het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststelt.

 

4.     Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?

We verwerken enkel de persoonsgegevens die je ons zelf hebt bezorgd door bijvoorbeeld in te schrijven op een nieuwsbrief, het contactformulier op de website in te vullen of deel te nemen aan wedstrijden. Ook facturatiegegevens, leveranciersgegevens en gegevens van onze winkels en hun medewerkers zullen op dezelfde manier worden verwerkt.

Zoals de wet voorschrijft, zullen er geen gevoelige gegevens worden verwerkt over bijvoorbeeld raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren of gezondheid.

 

5.     Waarvoor gebruiken we deze persoonsgegevens?

We verwerken de persoonsgegevens voor welbepaalde doeleinden: om de klant ten alle tijde zo goed mogelijk te ondersteunen en om steeds vakkundig advies op maat van de klant te kunnen geven. Met de juiste gegevens kunnen we de ervaringen van de klant met onze winkels en andere kanalen zorgvuldig analyseren. Het uiteindelijke doel is dan ook om de service en de ervaring van de klant over de hele lijn te kunnen optimaliseren. Enkel de persoonsgegevens die bijdragen tot het realiseren van deze beoogde doelen zullen worden verwerkt.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

  • In het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van het contract met leveranciers, leden of winkels
  • Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepaling waaraan wij zijn onderworpen
  • Voor het versturen van e-mails, nieuwsbrieven, …
  • Voor het beantwoorden van vragen die binnenkomen via het contactformulier op de website of via andere kanalen, of het geven van advies op maat van de klant
  • In het kader van de verbetering en optimalisering van onze dienstverlening, zowel online als offline
  • Voor het geven van advies op maat van de klant en zijn behoefte(n), met betrekking tot onze producten en diensten

Wij kunnen je anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern te rapporteren over het gebruik van onze website, openklikken newsletter,…… De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die wij uit deze analyses halen, gebruiken wij om ons huidige producten- en dienstenportfolio en onze processen te evalueren en deze aan te passen op grond van nieuwe ontwikkelingen. 

In en rond sommige winkels zijn er bewakingscamera’s geplaatst. De beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer kunnen worden te voorkomen. De aanwezigheid van camera’s wordt weergegeven door middel van pictogrammen.

 

6.     Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

We werken hard om je persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in onze kantoren, in onze winkels en onze digitale kanalen.
Onze IT-dienst staat in voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen. Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van uw gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie. Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan wordt je als klant in de door de wet voorziene omstandigheden persoonlijk verwittigd.

Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot je persoonsgegevens is beperkt.
Er wordt hen enkel toegang tot uw persoonsgegevens verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

 

7.     Geven we je gegevens door aan derde partijen?

Het delen van gegevens is soms noodzakelijk om onze dienstverlening en bedrijfsactiviteiten te kunnen verzekeren, denk aan drukkerijen, softwarebeheerder e.d.  Zij handelen hier als verwerker.  Wij hebben met hun een verwerkersovereenkomst afgesloten om uw privacy te beschermen.  Zij mogen uitsluitend uw gegevens gebruiken voor het uitvoeren van onze diensten en activiteiten.

Indien wij gegevens wensen door te geven aan leveranciers, zullen wij steeds uw toestemming vragen. Wij zullen u ook informeren welke gegevens we doorgeven en wat ze met uw gegevens zullen doen.  Er bestaat ook een mogelijkheid dat we gegevens doorgeven aan partner voor de uitvoering van gezamenlijke acties. Zowel de leveranciers als de partners zijn mede verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens en dienen ook hun wettelijke verplichtingen na te komen.   Zij zullen enkel gegevens ontvangen die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de actie.

 

8.     Hoe bepaal je welke persoonsgegevens we voor commerciële doeleinden mogen gebruiken en hoe?

8.1. Privacy-instellingen.

Elke klant kan, op het ogenblik van inschrijving via de website, een aantal instellingen zelf bepalen hoe hij/zij vindt dat we zijn/haar persoonsgegevens mogen gebruiken voor commerciële doeleinden.

 

8.2. Opt-out voor direct marketing.

Wilt u geen enkele vorm van commerciële communicatie ontvangen? Je hebt steeds het recht om jezelf, zonder dat je daarvoor een reden moet opgeven, te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. Je kan daarvoor altijd contact opnemen met privacy@horta.org[JP3] .  Voor de nieuwsbrief  kan je je uitschrijven via de uitschrijfmogelijkheid onderaan de nieuwsbrief.

 

9.     Wat zijn je privacy-rechten en hoe kan je ze uitoefenen?

9.1. Overzicht van je privacy-rechten

9.1.1.  Je recht van inzage

Je hebt het recht om op ieder ogenblik van ATD NV / Horta te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:

  • de verwerkingsdoeleinden;
  • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
  • de ontvangers;
  • indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
  • het bestaan van je privacy-rechten;
  • het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
  • de informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen; en
  • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. ATD NV / Horta kan een redelijke vergoeding [JP4] vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt.

 

9.1.2.  Je recht op verbetering van persoonsgegevens

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten.

Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een adreswijziging of wijziging van je e-mailadres. 

 

9.1.3.  Je recht op gegevenswisseling (het ‘recht op vergetelheid’)

Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:

  • Je persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
  • je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar ATD NV/Horta zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking;
  • je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door ATD NV/Horta;
  • je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
  • je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was.

Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij zullen je daarover nader informeren in ons antwoord op je verzoek.

 

9.1.4.  Je recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

  • je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die ATD NV/Horta in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;
  • de verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan;
  • ATD NV/Horta heeft je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar je hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;
  • zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken.

 

9.1.5.  Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van ATD NV/Horta of in kader van het algemeen belang. ATD NV/Horta zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij ATD NV/Horta dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).

Zijn er kosten aan verbonden? Je kan je privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of te weigeren gevolg te geven aan je verzoek.

In welk format ontvang ik een antwoord? Wanneer je je verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij je dit anderszins verzoekt. In ieder geval bezorgen wij je een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord.

Wanneer ontvang ik een antwoord? Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn stellen wij je hier binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis.

Wat indien ATD NV/Horta geen gevolg geeft aan mijn verzoek? Wij zullen je in ons antwoord telkens informeren over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en om beroep in te stellen bij de rechter.

 

9.2.  Hoe kan je je rechten uitoefenen?

Je kan je verzoek versturen via mail naar privacy@horta.org of via de post naar ATD NV, Privacy, Assesteenweg 115 bus 2, 1740 Ternat, België.

 

10. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, en kan soms heel kort zijn. Soms kan de termijn ook langer zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om de facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens (met name contract, facturen en correspondentie in verband met klachten daaromtrent) als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van uw contract. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

De gegevens van ex-klanten die verzameld werden voor marketingdoeleinden o.a. nieuwsbrieven worden gedurende twee jaar bewaard.  Alle gegevens verworven uit de klantenrelatie en dewelke niet meer nodig zijn als bewijsmateriaal bij klachten worden uit de database verwijderd of geanonimiseerd. 

 

11. Onze websites

Als je onze website bezoekt, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens van jou:

Je IP-adres, het type en de taal van je browser, de software, het type en het merk van apparatuur die je gebruikt tijdens de verbinding met onze websites, de tijd van je websitebezoek en het webadres van waaruit je onze website bereikte, de pagina’s die je daarop bekijkt, de koppelingen (links) waarop je klikt en de andere acties die je op onze websites onderneemt. Dit doen wij door middel van cookies. Meer informatie over de cookies die wij gebruiken en de keuzes die je hierin kunt maken vind je in ons cookiesbeleid op onze website.

De persoonsgegevens die wij via onze website verzamelen, worden voor de volgende doeleinden gebruikt:

Om statistieken op te maken en analyses uit te voeren, met als doel de kwaliteit van onze websites en interesses te verbeteren.
Om je beter en persoonlijker van dienst te zijn, bijvoorbeeld door de op onze website getoonde advertenties, onze tips & professioneel advies en het aanbod van onze producten en diensten aan te passen aan je persoonlijke voorkeuren.

 

12.  Hoe kan ik ATD NV/Horta contacteren?

Indien je ATD NV/Horta wil bereiken in relatie met dit privacy beleid (bijvoorbeeld om je privacy-instellingen aan te passen), dan kan dat onder andere schriftelijk, telefonisch of via sociale media.

Voor meer informatie over dit privacy beleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met ATD NV/Horta via privacy@horta.org.

 

13.  Blijf op de hoogte van aanpassingen.

ATD NV/Horta kan dit privacy beleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties en nieuwe verwerkingsactiviteiten. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website (www.horta.org/privacybeleid). Uiteraard informeren wij je voorafgaandelijk via onze website of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist je voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.

 

14.   Escalatie bij de toezichthoudende autoriteit.

Voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens door ATD NV/Horta, kan je zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / commission@privacycommission.be / www.privacycommission.be.